Maak je PDF formulier toegankelijk met eenvoudige aanpassingen
Werk je samen met een team op kantoor, of op afstand, dan kan het zijn dat jullie gebruik maken van kantoorbestanden. Dit zijn bestanden voor Microsoft Office of Open Document Format, maar ook PDF documenten die door het team gebruikt worden.
Deze bestanden moeten voor alle collega’s toegankelijk zijn, denk bijvoorbeeld aan de collega die voorleessoftware gebruikt. Zijn jouw kantoorbestanden voor iedereen toegankelijk?
PDF meer toegankelijk maken
In dit artikel neem ik je mee door de stappen om een formulier in een toegankelijk PDF op te slaan. Zo kun jij een PDF formulier opstellen die toegankelijk is voor alle gebruikers. Voor mensen die voorleessoftware gebruiken, maar ook voor mensen die geen muis gebruiken.
Welke informatie wordt ingevuld
Je kunt het formulier het beste eerst opstellen met alle vragen en invulvelden zoals jij het graag wilt hebben. Welke informatie heb je nodig? Wat moet de gebruiker weten om deze informatie goed in te kunnen vullen?
Voeg invulbare formuliervelden en beschrijvingen toe
In een PDF kun je verschillende typen invulvelden toevoegen, zoals knoppen, selectievakjes, pop-up menu’s en tekstvelden. Zorg ervoor dat je informatie aan al deze opties toevoegt, zodat de voorleessoftware kan vertellen wat hier staat en wat er ingevuld mag worden.
Stel de tab volgorde in
Niet iedereen kan een formulier met de muis doorlopen, maar zal dan de tabtoets gebruiken. Zorg er dus voor dat de volgorde van velden waar doorheen geklikt wordt, klopt. Dit maakt het formulier meer toegankelijk, waardoor je een groter bereik hebt en meer bereidheid ziet om het hele formulier in te vullen.
Maak de keuze voor een webpagina
In plaats van de PDF meer toegankelijk te maken, kun je ook kiezen voor een (interne) webpagina met alle informatie uit het kantoorbestand. In dit artikel lees je meer over deze optie.
Meer weten?
Heb je hulp nodig bij het toegankelijk maken van PDF of andere bestanden voor alle medewerkers in je eigen team? Neem vrijblijvend contact met me op, dan praten we samen over de mogelijkheden.